КАДРОВЫЙ УЧЕТ
и КЭДО

Как мы ведем зарплату и кадры?

Расчёт заработной платы — ключевой участок бухгалтерского учёта, который включает учёт отработанного времени, начисление окладов, премий и надбавок, а также корректный расчёт удержаний — НДФЛ и иных обязательных выплат. При этом важно учитывать нюансы: районные коэффициенты, больничные, отпуска и прочие особенности, влияющие на итоговую сумму.

Законы меняются, подход остается!

Снизить риски претензий со стороны контролирующих органов и исключить огромные штрафы по иностранным сотрудникам (персоналу) поможет профессиональный подход к начислению зарплаты и строгое следование трудовому и налоговому законодательству. Мы ведем:

• Зарплатные проекты
• Фиксированные и переменные ставки
• Иностранные сотрудники
• Распределение зарплаты на себестоимость
• Вся отчетность по налогам и удержаниям
• Выдача справки о доходах и суммах налога физического лица (уст.: 2-НДФЛ)

Налоги на зарплату

Главным из них выступает НДФЛ, который организация удерживает из дохода сотрудника как налоговый агент. Ставка НДФЛ зависит от статуса работника (резидент или нерезидент) и величины годового дохода — сегодня применяется прогрессивная шкала, а расчёт требует учёта множества нюансов, поэтому точный расчёт лучше доверить квалифицированному бухгалтеру.

Помимо НДФЛ

Работодатель обязан уплачивать социальные страховые взносы с зарплаты своих сотрудников — они составляют существенную часть налоговой нагрузки на фонд оплаты труда. К ним относятся:

• взносы на обязательное пенсионное
• и медицинское страхование
• страхование на случай временной нетрудоспособности и материнства
• взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний

Эти платежи не удерживаются из зарплаты сотрудника, а начисляются сверх неё за счёт средств работодателя, и их корректный расчёт — важная задача бухгалтерии. Учёт тарифов, предельных баз и льгот требует внимательности: ошибки могут привести к доначислениям и штрафам, поэтому в сложных случаях стоит опираться на актуальные нормы НК РФ и разъяснения профильных ведомств.

Вычеты по налогу НДФЛ

Важным инструментом снижения налоговой нагрузки для сотрудников служат вычеты по НДФЛ:

• стандартные (например, на детей)
• социальные (на лечение и обучение)
• имущественные (при покупке жилья) и другие
• взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний

Они уменьшают налогооблагаемую базу и позволяют вернуть часть уплаченного налога. Грамотное оформление вычетов не только помогает сотрудникам, но и повышает прозрачность зарплатных расчётов, а профессиональные бухгалтерские услуги позволяют учесть все положенные льготы и избежать ошибок в отчётности.

Отпускные и их выплата

Это важные статьи расходов в учёте любой компании, и корректный расчёт этих выплат напрямую влияет на соблюдение трудового и налогового законодательства. Отпускные начисляются исходя из среднего заработка за предшествующие 12 месяцев и должны быть выплачены сотруднику не позднее чем за три дня до начала отпуска. При этом бухгалтеру важно учитывать все виды вознаграждений, исключать периоды больничных и отпусков, а также правильно применять коэффициенты индексации при повышении окладов.

Командировочные расходы

Командировочные выплаты могут быть отнесены на расходы организации, если командировка была производственной необходимостью, а сами расходы были подтверждены документально. Данные выплаты включают:

• суточные
• компенсацию проезда
• оплату проживания сотрудника

Для отнесения на расходы в налоговом учете бухгалтеру нужны официальные документы для подтверждения понесенных затрат. К ним относятся такие документы, как:

• билеты на самолет, поезд и другие виды транспорта
• чеки на питание, размещение сотрудника и прочие понесенные расходы, например, билеты на выставку продукции поставщиков вашей организации в Китае
• приказ о командировке сотрудника в определенные сроки

Суточные освобождаются от НДФЛ в пределах установленных лимитов, а расходы на проезд и проживание принимаются к налоговому учёту при наличии подтверждающих документов. Грамотная организация учёта отпускных и командировочных позволяет минимизировать налоговые риски и избежать претензий со стороны контролирующих органов.

Больничные листы и их выплата

С 2022 года пособие по временной нетрудоспособности рассчитывается на основании электронного листка нетрудоспособности (ЭЛН) и данных о среднем заработке сотрудника за два предшествующих календарных года. При этом первые три дня болезни оплачивает работодатель, а последующие дни — Социальный фонд России (СФР).

Как влияет стаж сотрудника?

При расчёте пособия важно учитывать страховой стаж работника: при стаже 8 лет и более выплачивается 100 % среднего заработка, от 5 до 8 лет — 80 %, менее 5 лет — 60 %. Также действуют ограничения по максимальному размеру дневного пособия и минимальные выплаты, привязанные к МРОТ. Грамотное оформление и своевременная передача сведений в СФР позволяют избежать ошибок и претензий со стороны контролирующих органов.

Базовый состав кадровой отчетности

Работодатель обязан систематизировать данные о своих сотрудниках и своевременно передавать их в контролирующие органы для расчета социальных гарантий и статистики. Здесь обширный документооборот:

• приказы о приёме и увольнении работников
• сведения о переводах сотрудника в обособленные подразделения
• данные о начислении отпускных
• расчёты страховых взносов и формирования пенсионных прав

Бухгалтер регулярно должен формировать и сдавать отчетность, например, ЕФС‑1, 6‑НДФЛ, персонифицированные сведения и отчёты в Росстат. Грамотная подготовка таких документов снижает риски штрафов и претензий со стороны надзорных ведомств.

Масштабы кадрового учета

Бухгалтерский Центр DebitCredit готов взять на обслуживание организации со средней численностью персонала до 100 человек. В дополнение к базовым кадровым услугам наш центр может предоставить вам стандартные формы Трудовых договоров, которые могут быть использованы в неизменной форме, либо доработаны для вашей конкретной ситуации юристами по кадровому делопроизводству.